ファイルとして保存しなければ、せっかく作ったデータも失われてしまう

パソコンでは、作成または編集したデータは、一般的に自動保存されません。
自動保存という機能が用意されているものもありますが、それは途中経過を保存していることが多く、作業を終了するときにはその結果を｢ファイル｣としてハードディスクやフロッピーディスクなどに保存するのが基本です。

このファイルは、一つのデータの固まりです。
ウィンドウズやマックではそれがアイコンと呼ばれる絵記号で表されます。同じ表計算ソフトで作られたデータでもそのアイコンは異なり、一目でそれがどのパソコンソフトで作られたものかを判別できるようになっています。

データファイルにすると、CD-Rやネットなどを経由して、他の人にそれを渡せるようになります。

データファイルに保存されるのは、一つのウィンドウに含まれるデータのすべてです。エクセルでは、いくつものワークシートを同時に扱っていても、それがすべて一つのファイルとして保存されます。