一覧表のデータを、申請書の必要な箇所にコピーしたい

あらかじめ必要なVLOOKUP関数式を設定しておけば、データの一つを入力するだけで、関連する項目を簡単に埋められます

VLOOKUP関数を使うと、指定された範囲の 1 列目のデータを検索でき、合致するデータが見つかったときに同じ行の指定列のデータを得られます。

VLOOKUP関数式は、直接セルに入力することもできますが、結果を確認しながら設定できる［関数の挿入］を使った方法のほうが無難です。

VLOOKUP関数は、「検索/行列」に分類されています。

VLOOKUP関数式では、検索データの含まれる行の、指定列のデータが返されます。このときの検索データは、セルに入力されているものを使うようにします。

［検索値］にセル番地を指定する場合には、［検索値］の欄内をクリックしてから、検索データを入力されているセルをクリックで指定します。セル番地が［検索値］欄内に表示されたら、F4キーを押して、それを絶対指定に変えます。

［範囲］の欄内をクリックして、検索対象となる一覧表のセル範囲を指定します。このとき、タブをクリックして、他のシートに切り替えることも可能です。

検索対象となるデータが、将来的に増減するものなら、列のみでその範囲を設定します。先頭列の列を選択し、最終列の列番号をCtrlキー＋クリックすれば、選択した列に含まれるすべてのセルが検索対象となります。

［範囲］欄内に、セル範囲が表示されたら、F4キーで絶対指定に変えます。

［列番号］として指定するのは、［範囲］として指定したセル範囲の左側からの列数です。「２」と指定した場合には、［範囲］の2列目のデータが、VLOOKUP関数式の結果として返ってきます。

［検索値］として指定したセルに検索データが入力されていれば、「数式の結果」で返ってくるデータを確認できます。

［検索方法］をFALSEにしておくと、検索対象となる一覧表の並べ替えは必要なくなります。

計算式のコピーは、［貼り付け］メニューの「数式」を使って行います。Excel 2003や2002、2000では、［編集］メニューの［形式を選択して貼り付け］で数式のコピーを行えます。

［検索値］や［範囲］を絶対指定で設定しているので、まったく同じVLOOKUP関数式がコピーされます。列番号さえ書き換えれば、必要なデータをVLOOKUP関数式で得られます。